Probeer de demo(opent in een nieuw tabblad)
Menu
Probeer de demo(opent in een nieuw tabblad) Start gratis(opent in een nieuw tabblad) Inloggen(opent in een nieuw tabblad)

Een checklist voor de ticketing van een klein festival in de 12 weken vóór de deuren

Wat je in de laatste twaalf weken opzet, verkoopt, scant en afrekent.

Door NightHall · Gepubliceerd 2026-10-14 · 7 min lezen · planning, event-day

Twaalf weken vóór de deuren is een klein festival nog planbaar en al echt. De site, de tickets en het geld vragen elk één beslissing per week. Deze checklist loopt alle drie de sporen van week twaalf tot de ochtend erna, met de getallen die een festival voor 5.000 bezoekers zou gebruiken.

Weken twaalf tot tien: het evenement en het geld

Publiceer de evenementpagina met naam, adres, telefoon en e-mail van de organisator voordat een aankoop bindt. Een binnenkort-pagina met alerts bij start verkoop vangt vraag voordat er iets te koop is. Open de voorregistratie zodat de voorverkoop op dag één een publiek heeft.

Verbind nu de eigen Stripe-rekening van de organisator, niet later. Controleer het uitbetaalritme op de Geld-pagina vóór de eerste verkoop. Schrijf de verkoopkosten in de begroting van EUR 200.000 zoals het referentiefestival doet. Reken met platformkosten EUR 0,20 per betaald ticket bij Betalen per ticket, Stripe-iDEAL EUR 0,29 per bestelling, en 21 procent btw over de platformkosten.

Leg de retour- en terugbetaalpositie in de voorwaarden vast voordat tickets verkopen. De kassa vermeldt de retourpositie voordat de koper betaalt. Na het iDEAL-venster van 180 dagen is de achtervang tegoed met instemming van de koper of een vastgelegde betaling buiten het platform om. Een festival met een lange aanloop schrijft dat in week twaalf op, niet bij het eerste terugbetaalverzoek.

Weken negen tot zeven: staffels, voorverkoop, toegang

Bouw de prijsstaffels. Early bird voor volgers, regulier voor de hoofdverkoop, laatste voor de laatste weken. Elke staffel draagt een aantal, en de winkel leidt kopers er op volgorde doorheen. Voorverkoopvensters laten vroege kopers eerst toe: voorregistratie, toegangscodes voor kanalen, toelatingsregels, en de wachtlijst voor wat uitverkoopt.

Stel de servicekosten vast en toon ze in de eerste all-inprijs. Nederlandse toegang draagt 9 procent btw; laat het tarief bevestigen door een belastingadviseur waar het programma live optredens met clubprogrammering mengt. De organisator vult per product een btw-veld in.

Nodig het team uit met rollen. De evenementmanager bouwt, finance leest het geld, de deurchef krijgt de poorten. Tot 5 teamleden bij Betalen per ticket, onbeperkt op Vast tarief. Brief de deurchef over de scanner, de geprinte deurlijst en re-entry vóór de avond, niet tijdens hem.

Weken zes tot vier: de hoofdverkoop

De hoofdverkoop draait op de reguliere staffel. Bekijk dagelijks drie getallen: tickets per dag, bestellingen per dag, en het gemiddelde mandje. Bij 2,5 tickets per bestelling betekent 5.000 bezoekers ongeveer 2.000 bestellingen, en dat is ongeveer EUR 580 aan iDEAL-kosten en EUR 1.000 aan platformkosten bij Betalen per ticket.

Draai het kassakanaal voor de platenzaak en de partners die aan eigen lijsten verkopen. Elk kanaal draagt eigen voorwaarden, en de organisator leest welk kanaal verkocht. Publiceer de sluitingstijd van de gastenlijst aan iedereen met lijstplekken.

Verstuur vier weken tevoren de praktische mail. Noem poorten, tijden, leeftijdscontroles onder NIX18, en wat het ticket bevat. Wijs wie niet kan komen op de retourwachtlijst. Tickets komen met walletpassen, en overdrachten wijzigen de houdersnaam vóór de avond.

Weken drie tot één: de deur en het geld

Druk de deurlijst per poort. Laad de scanners op en pak één reserveapparaat per poort met laders. Stel re-entry vast vóór de deuren en druk het op het ticket. Sluit de gastenlijst op het genoemde tijdstip.

Stem de uitbetaaldata af tegen de leveranciersrekeningen. Geld bereikt de eigen bank van de organisator binnen dagen op het standaardritme, zonder inhouding. Lees het evenementgeld met de bestellingen erachter voordat het geld landt, zodat de reconciliatie op maandag vanuit het record begint en niet uit het hoofd.

Bereid het wijzigingspad voor. Het aprilerinevenement uit de referentiecast wordt verplaatst naar mei en daarna geannuleerd. Elke koper moet bericht krijgen, iets aangeboden krijgen en antwoord krijgen. Het geld moet terug langs de weg waar het vandaan kwam. Terugbetalen of doorschuiven in één stroom, nu besloten, niet toen geïmproviseerd.

De avond en de ochtend erna

Op de avond vraagt de scanner naar elke code, dekt de geprinte lijst de storing, en beslist de deurchef over de duplicaten. Elke scan landt op het fanrecord met poort en tijd.

De ochtend erna sluit je de avond tegen de begroting en exporteer je het grootboek. Volg op met enquêtes, reviews en herbetrokkenheid van no-shows terwijl de avond vers is. Een koper die een ticket teruggeeft krijgt het geld terug op de eigen betaling zodra de vervangende verkoop is afgerekend. De vrijgekomen plek verkoopt opnieuw tegen de eigen prijs van de organisator. De volgende voorverkoop opent eerst voor de fans die die avond zijn binnengescand.

Tel het seizoen, niet alleen de avond

Een festival dat 5.000 tickets van EUR 45 met EUR 5 kosten verkoopt leest EUR 250.000 aan kopersbetalingen. Bij Betalen per ticket zijn de platformkosten EUR 1.000 en komt er ongeveer EUR 580 aan iDEAL over ongeveer 2.000 bestellingen bij. De verkoopkosten zijn ongeveer 0,6 procent van de omzet. Die verhouding hoort in de begroting naast de productieregels, want het zijn de enige kosten die de organisator na de getekende line-up nog beheerst.

Wat NightHall in de twaalf weken draait

Planning houdt het evenement, de zaal, de begroting, de taken en het draaiboek vast. Verkoop is de winkel, de kassa met iDEAL en kaarten, de verkoopkanalen en de kassa op de avond. De deur draait de scanner, de poorten, gastenlijsten en de geprinte lijst. Geld toont evenementgeld, winst en verlies, uitbetalingen en de boekhoudexport. Opvolging na het evenement stuurt enquêtes, de retourwachtlijst en reviews.

Bronnen

Alle artikelen