Probeer de demo(opent in een nieuw tabblad)
Menu
Probeer de demo(opent in een nieuw tabblad) Start gratis(opent in een nieuw tabblad) Inloggen(opent in een nieuw tabblad)

Overstappen van ticketplatform zonder seizoen te verliezen: een plan van vier weken

Een week-voor-weekplan om evenementen, contacten en geld naar een nieuwe leverancier te verhuizen terwijl de verkoop doorloopt.

Door NightHall · Gepubliceerd 2026-10-14 · 7 min lezen · switching, planning

Organisatoren blijven bij de verkeerde leverancier omdat overstappen het seizoen lijkt op te eten. Dat hoeft niet. Vier weken, één evenement tegelijk, met het oude systeem draaiend tot het nieuwe echt geld heeft aangenomen. Dit plan gaat uit van een terugkerende promotor met een clubavond en een festival voor zich.

Week één: lees het contract en exporteer alles

Begin met de opzegtermijn. Elk NightHall-plan kent hooguit twee maanden opzegging, en veel zittende leveranciers vragen meer. Lees het lopende contract op drie getallen: de opzegtermijn, de opzegdatum, en eventuele kosten per terugbetaald ticket of chargeback. Weeztix rekent bijvoorbeeld EUR 0,50 exclusief btw per terugbetaald ticket en EUR 25 exclusief btw per chargeback. Die regels bepalen of je een evenement midden in de verkoop verhuist of eerst laat uitverkopen.

Exporteer daarna alles terwijl het account in goede staat is. De lijst:

  1. Evenementen met data, zalen, capaciteiten en ticketsoorten.
  2. Contacten met toestemmingsregistraties per doel.
  3. Bestellingen met koper, tickets, betalingen en terugbetaalstatus.
  4. Saldi: tegoed, cadeaukaarten en loyaliteitspunten per houder.
  5. Het geld: uitbetalingen, kosten, facturen en de belastingrapportage.

Volledige export blijft bij NightHall open zonder overstapkosten, dus later weggaan kost ook niets. Welke exportkosten de huidige leverancier ook rekent, betaal ze één keer in plaats van de geschiedenis met de hand opnieuw op te bouwen.

Week twee: herbouw één evenement, niet het seizoen

Herbouw precies één evenement op het nieuwe platform: het kleinste aankomende met simpele tickets. Maak de zaal na met de gepubliceerde capaciteit, de ticketsoorten met hun prijzen, en de kosten die de koper gaat lezen. NightHall-plannen houden het evenement, de zaal, de begroting, de taken en het draaiboek op één plek. De herbouw is ook het moment waarop het draaiboek uit de spreadsheet verhuist.

Zet het geld op vóór er iets verkoopt. Verbind de eigen Stripe-rekening van de organisator via de onboarding van Stripe zelf, en controleer het uitbetaalritme op de Geld-pagina vóór de eerste verkoop. Platformkosten van EUR 0,20 per betaald ticket bij Betalen per ticket, Stripe-iDEAL van EUR 0,29 per bestelling, en 21 procent btw over de platformkosten. Schrijf die drie in de evenementbegroting.

Verhuis het seizoen niet. Eén evenement bewijst de opzet. De rest wacht tot dat evenement geld heeft aangenomen en uitbetaald.

Week drie: de schaduwverkoop

Draai het herbouwde evenement als schaduw naast het oude systeem. Verkoop één begrensd kanaal via het nieuwe platform: voorverkoop aan volgers, een toegangscode voor de mailinglijst, of de kassa op de avond zelf. Het oude systeem houdt de hoofdverkoop. Beide registraties zijn echt, en de vergelijking is eerlijk.

Dit is ook de week van de toegang. Nodig het team uit met rollen: de evenementmanager bouwt, finance leest het geld, de deurchef krijgt de scanner. Betalen per ticket staat tot 5 teamleden toe, Vast tarief onbeperkt. Train de deurchef op de scanner vóór de avond, niet tijdens hem.

Controleer de koperskant op een telefoon. De eerste prijs bevat elke verplichte heffing: toegang, de eigen servicekosten van de organisator en btw. Dat is sinds 2017 de Nederlandse regel, en de ACM beboette verkopers die laat in de stroom kosten toevoegden. Loop door de kassa zoals Emma zou doen, twee tickets via iDEAL, en lees elk scherm.

Week vier: verhuis het volgende evenement, bewaar het verleden

Zodra het schaduwevenement heeft verkocht, uitbetaald en aan de deur heeft gescand, verhuis je het volgende evenement volledig. Laat afgelopen evenementen staan tot hun terugbetaalperiode eindigt. Terugbetalingen keren de oorspronkelijke betaling van de koper terug op de rekening die hem aannam. Een evenement dat midden in de verkoop verhuist splitst zijn terugbetaalpad over twee systemen. Laat uitverkochte oude evenementen natuurlijk sluiten.

Vertel kopers één keer, op één plek. De evenementpagina draagt naam, adres, telefoon en e-mail van de organisator voordat een aankoop bindt. Een korte mededeling op de evenementpagina en in de bevestigingsmail volstaat. Tickets die vóór de verhuizing zijn gekocht blijven geldig. De deurlijst houdt beide vast, en het contactadres is ongewijzigd.

Wat je controleert vóór je tekent

  1. Opzegtermijn en de exacte opzegdatum.
  2. Exportformaat en eventuele exportkosten.
  3. Wie verkoper op de betaling is, en het uitbetaalritme voor nieuwe rekeningen.
  4. Terugbetaal- en chargebackkosten op het oude platform.
  5. Of het nieuwe platform een percentage inhoudt tot na het evenement.
  6. Toestemmingsregistraties: per doel, met bewijs, overdraagbaar.

De evenementplanningschecklist van Ticket Tailor werkt hetzelfde, als een lijst die de organisator afwerkt in plaats van advies om te bewonderen. pretix publiceert een korte snelstart in dezelfde geest: een kleine set stappen die eindigt met een echte verkoop. De vorm telt meer dan het merk. Een plan dat de organisator kan afvinken verslaat advies dat lekker leest.

Laat het oude systeem het seizoen sluiten

Verkoop geen enkel ticket meer via het oude platform zodra het nieuwe de hoofdverkoop draagt, maar houd de oude beheerderstoegang tot de laatste terugbetaalperiode afloopt. Betwiste kaartbetalingen kosten EUR 20 per stuk plus EUR 20 voor verweer, en die discussies lopen door tot maanden na de avond. Wie de toegang al heeft opgezegd zoekt dan naar exports die er niet meer zijn.

Wat NightHall meeneemt

Importeer evenementen en contacten uit Weeztix, Eventbrite, Tickable, WeTicket of een spreadsheet. Het publiek houdt één contact per fan met bestellingen, aanwezigheid, toestemming en bestedingen. Tegoed en loyaliteitspunten blijven bij de organisator die ze gaf. De overstapgidsen tonen elk bronsysteem stap voor stap.

Bronnen

Alle artikelen